Projektmanagement für IT-Projekte: Zwischen Können und Kunst

Das 21. Jahrhundert ist geprägt von Veränderung, Unsicherheit und zugleich dem Streben nach Erfolg. Natürlich – schließlich ist Erfolg ein entscheidender Faktor in der Wirtschaft. Doch wenn Unternehmen erfolgreich sein möchten, müssen sie vor allem ein Ziel haben: innovativ zu sein. Wenn sie am Markt bestehen wollen, müssen sie neue, kostengünstige und hochwertige Produkte oder Dienstleistungen entwickeln und erfolgreich am Markt platzieren. Nur so bleiben sie konkurrenzfähig und gewinnen Marktanteile in ihrer Branche.

Damit das gelingt, muss in einem Unternehmen alles hinterfragt und der Begriff „Optimierung“ zum Standardwort werden. Keine einfache Angelegenheit. Der Schlüssel dazu liegt in der Projektrealisierung. Denn wir sind von Projekten und Aufgaben umgeben – doch wir nehmen uns zu wenig Zeit, sie zu managen.

Aktuelle Bedeutung des Projektmanagements

Allein mit dem Begriff „Projekt“ sind laut Project Management Institute mehrere Dutzend Prozesse verbunden, die mehr oder weniger ineinandergreifen. Einer der bedeutendsten ist das Risikomanagement – denn jedes Projekt ist per se mit Risiken und Unsicherheiten verbunden.

Der Begriff Risiko ist in der Regel negativ besetzt. Schade. Denn man kann Risiko auch als Chance betrachten, wenn alle Risikofaktoren einem geplanten und gut durchgeführten Risikomanagement zugeordnet werden. Das bestätigen auch Studien der Standish Group und der TU München, die sich mit dem Scheitern von IT-Projekten befasst haben.

Die Herausforderung: Komplizen finden

Holger Zimmermann, Gründer und Geschäftsführer des Projektmanagement-Beratungsunternehmens Projektmensch, ist überzeugt: Projekte sind dann erfolgreich, wenn „Projektmitglieder zu Komplizen werden“. Bei IT-Projekten rückt die Technologie naturgemäß in den Vordergrund, da sie meist sehr innovativ und komplex sind und einen strategischen Nutzen haben. Doch auch die komplexesten Projekte und Aufgaben werden von Menschen realisiert. Wenn es einem Projektmanager also gelingt, aus einzelnen Spezialisten ein richtiges Team zu formen, das sich mit dem Projekt und der Projektplanung identifiziert, ist das bereits ein vielversprechender Baustein für den künftigen Erfolg.

Bildet Gilden!

Mit genau diesem Prinzip arbeiten die Manager von Software Mind. Dafür investiert das Unternehmen sehr viel Ressourcen in Schulungsprogramme, Integrations-und Teambildungsinitiativen. Eines dieser innovativen Schulungsprogramme ist das Projekt Guilds, in dem nicht nur Wissen entsteht und gelehrt wird, sondern auch ein Wir-Gefühl entwickelt wird.

Bei alldem darf auch die Zusammenarbeit mit den Kunden nicht zu kurz kommen. Deshalb führt Software Mind auch zahlreiche Workshops mit internationalen Kunden durch. Dabei sind die Themen „Integration“ und „Kulturverständnis“ besonders wichtig, weshalb wir unseren Mitarbeitenden und denen unserer Kunden On-Site-Management anbieten.

Das optimale Management und ein Projektstrukturplan entscheiden über den Erfolg von Projekten. Deshalb arbeiten wir sehr akribisch an der effizienten Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Dabei achten die erfahrenen Projektmanager von Software Mind mit geschultem Auge und Fachwissen auf jedes Detail, jede Aufgabe und jedes potenzielle Risiko.

Da Projektmanager nicht nur über starke Kompetenzen im Bereich Projektmanagement verfügen müssen, sondern auch über „Soft Skills“, werden unsere leitenden Mitarbeiter in beiden Bereichen intensiv geschult. Darüber hinaus ermöglichen wir es ihnen, sich durch Eigeninitiative beim Projekt Guilds und durch die Teilnahme an nationalen und internationalen Konferenzen weiterzuentwickeln. Dadurch steht an der Spitze jedes Projektes ein kompetenter und erfahrener Manager, der immer auf interne Unterstützung und Ressourcen zurückgreifen kann.

Kommunikation ist der Schlüssel

Pavlik, Autor im Bereich Projektmanagement macht auf einen weiteren Faktor aufmerksam, der einen positiven Einfluss auf die Umsetzung von Projekten haben kann: ein regelmäßiger, offener und vollständiger Informationsfluss. Solch ein gut designter Flow von Kommunikation und Informationen ist einer der ersten und wichtigsten Prozesse eines guten Projektmanagements. Denn gute Kommunikation hat großen Einfluss auf alle Beteiligten in einem Projekt.

Hierbei ist eine gut verpackte Information der Schlüssel. Software Mind als IT-Unternehmen legt sehr großen Wert auf die richtige Distribution aller Projektinformationen. Dafür erstellen wir bereits in der Presales-Phase die ersten Kommunikations-Charts, die wir im Laufe des Projekts immer weiter ausbauen.

Diese Kommunikationsflüsse müssen allerdings richtig gefiltert werden. An das Projektteam fließen deswegen andere Informationen als an den Vorstand oder die Kunden. Selbstverständlich müssen alle Informationen der Wahrheit entsprechen, doch sie sollten unterschiedlich formuliert sein. Der Vorstand ist eher an einem knappen Status, den größten Risiken und den Finanzen interessiert, am besten in Form eines Onepagers. Der Kunde dagegen möchte mehr über den genauen Status erfahren und Verbesserungsvorschläge oder einen Status für jedes Jira-Ticket erhalten.

Dabei ist die Kommunikation mit dem Kunden speziell in IT-Projekten eine „day to day“-Kommunikation. Der Vorstand oder das Steering-Komitee wird dagegen wöchentlich oder monatlich über den Status informiert. An dieser Aufgabe arbeiten wir bei Software Mind akribisch und legen auf jedes Detail wert. Unser Ziel: Jede Interessengruppe soll die Information bekommen, die sie benötigt.

Die Struktur muss zum Projekt passen

Dr. Klaus Wagenhals der seit 1998 selbständiger Begleiter von Change-Prozessen, Führungs- und Projekt-Optimierer in den Branchen IT, Automotive, LifeSciences, High-Tech, u.a. ist identifiziert als Profi für Projektmanagement und Beteiligung das Strukturgefüge als einen der Punkte, der großen Einfluss auf den Projekterfolg haben kann. Eine Projekt- und Unternehmensstruktur muss deshalb immer wieder an das Geschäftsmodell angepasst werden. Bei Softwareprojekten ist das noch wichtiger als bei anderen Arten von Projekten. Eine Struktur ist dann sinnvoll, wenn sie den Bedürfnissen des Projekts und jenen des Kunden entspricht und zugleich die Möglichkeiten des Unternehmens widerspiegelt. Ist ein Projekt eher agil, klein und von kurzer Dauer, ist eine komplizierte Struktur mit vielen Abhängigkeiten und vielen Ebenen eher kontraproduktiv.

Agile Unternehmen sollten daher von flachen, einfachen und leicht zu modifizierenden Strukturen geprägt sein. Das Schlüsselwort lautet hier: Skalierbarkeit. Das bedeutet in der Praxis, dass wir die Projektstruktur fortlaufend an die Bedürfnisse unserer Auftraggeber und die des Projekts anpassen. Dafür sammeln wir schon in den ersten Gesprächen Informationen mit deren Hilfe wir an der besten Struktur arbeiten und diese mit unseren Kunden abstimmen.

Im Anschluss diskutieren wir Vorschläge und sprechen Empfehlungen aus. Wenn der Kunde mit diesen Änderungsvorschlägen mitgeht, legen wir einen Zeitraum fest, in dem die neue Struktur greifen soll. Damit stellen wir sicher, dass sich alle an die neue Struktur gewöhnen und etwaige Zweifel aus der Welt geschaffen werden. So wird die Projektstruktur ein Pfeiler des Projekterfolges.

Weshalb Teams so wichtig sind

Ein sehr verbreitetes Phänomen in Unternehmen ist die falsche Zusammenstellung des Projektteams. Ist ein Team allerdings erst einmal falsch zusammengestellt, wird es schwierig, die Projektziele zu erreichen.

Das betrifft ganz besonders IT-Projekte, da deren Erfolg eng mit den Kompetenzen des Teams verbunden sind. Wird beispielsweise ein komplett neues System entwickelt, das mit anderen schon genutzten Apps integriert wird, ist ein Systemarchitekt unverzichtbar. Bei Systemen, die auf Cloud-Lösungen basieren, sieht es sehr ähnlich aus. Hier ist detailliertes Cloud-Wissen nötig, um überhaupt an die Realisierung zu denken.

Anderseits kann es auch passieren, dass Kompetenzen zwar an Bord, diese aber nicht in ausreichender Anzahl vorhanden sind. Hat man zum Beispiel ein Team von 15 Software-Entwicklern, aber nur einen Software-Tester, leidet darunter schnell die Qualität – und schon bald kann das ungewollte Ende eines Projekts drohen.

Deshalb arbeitet Software Mind von Anfang an mit viel Erfahrung und passenden Methoden an der richtigen Zusammensetzung der Projektteams. Natürlich kann sich diese Zusammensetzung im weiteren Verlauf auch ändern. Darüber informieren wir unsere Kunden sehr transparent und sagen ihnen, welche Ressourcen wir für die jeweils nächste Phase benötigen. Das ermöglicht wiederum unseren Kunden, ihr Budget zu prüfen, anzupassen, zukunftsgerecht zu planen und schnelle Entscheidungen zu treffen. Das Stichwort lautet hierbei gegenseitiges Vertrauen. Wir vertrauen darauf, dass die Kunden mit unseren Empfehlungen die richtigen Entscheidungen treffen. Unsere Kunden vertrauen wiederum darauf, dass wir mit unserer Erfahrung und unserem Wissen die richtigen Empfehlungen geben.

Projektleitung als Kunstform

Gutes Projektmanagement ist eine Kunst für sich. Sehr viel hängt von der Zusammenarbeit, dem gegenseitigen Vertrauen, dem Wissen, den Methoden und den Kompetenzen ab. Der Weg ist anspruchsvoll und überall warten Herausforderungen, Überraschungen und Risiken. Deshalb ist eine offene und ehrliche Kommunikation so wichtig – weil nur sie letztlich für eine enge Zusammenarbeit sorgen kann, die den Projekterfolg bringt. Daran arbeitet Software Mind jeden Tag.