06/12/2022

Software für das Zahlungsmanagement in Unternehmen – ein engagiertes Softwareteam kann dabei helfen

Eine dynamische Finanzlandschaft, veränderte Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, veraltete Systeme und immer neue Technologien – all diese Aspekte verändern die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Strategie zu Gehaltsabrechnungen überwachen, absichern und anpassen.

Veränderte Dynamik beim Personal erfordert Software für Finanzmanagement

Nach Angaben der Konferenz der Vereinten Nationen für Handel und Entwicklung (UNCTAD) wachsen digitale multinationale Unternehmen exponentiell. Entsprechend muss auch neu bewertet werden, wie Unternehmen Investitionen über Grenzen hinweg tätigen. So zeigen Untersuchungen der UNCTAD, dass der Gesamtumsatz der 100 größten multinationalen Unternehmen im Jahr 2021 um fast 160 % höher war als 2016. Insbesondere der Nettogewinn stieg jährlich um 23 % mit einem besonderen Wachstumsschub von rund 60% zwischen 2020 und 2021.

Die neuen Einnahmequellen und Business-Felder werden zwar gefeiert – doch sie bringen auch administrative Herausforderungen mit sich. Schließlich müssen die Unternehmen deutlich in der Finanzbuchhaltung mehr diverse nationale Vorschriften einhalten, verschiedener gesetzliche Maßnahmen befolgen und mit unterschiedlichen Währungen kalkulieren.

Maßgeschneiderte Software für Finanzmanagement wächst mit dem Unternehmen

Genau an dieser Stelle greift eine intuitive, benutzerfreundliche Finanzverwaltungssoftware. Die Vorteile gehen dabei weit über die reibungslose Verarbeitung von transparenten Rechnungen und Belegen hinaus. Denn ein maßgeschneidertes Tool für das Finanzmanagement wächst mit dem Unternehmen. Darüber hinaus spart die gesteigerte Effizienz den Mitarbeitenden Zeit und vermeidet monotone Routinen. Das Ergebnis? Eine höhere Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Die Komplexität eines multinationalen Unternehmens zu bewältigen ist eine Sache. Die Anpassung an kulturelle und gesetzliche Unterschiede eine andere. Abteilungen für die Finanzbuchhaltung sind dagegen nicht immun. Eine Studie von AadmiConsulting zeigt, wie sich verschiedene gesetzliche Maßnahmen, Arbeitspraktiken und kulturelle Erwartungen in verschiedenen Ländern auf die Abteilung für die Gehaltsabrechnung und deren Transaktionen in der Buchhaltung auswirken.

Andere Länder – viele andere Sitten

Ein Beispiel: die Nachbarländer Belgien und Frankreich. Beides sind EU-Mitglieder, die sich an EU-weite Richtlinien und Vorschriften halten, aber dennoch Besonderheiten in ihrer Lohnabrechnung aufweisen. Herausforderungen für die Buchhaltung von Unternehmen sind zum Beispiel die offene Auslegung der Bruttovergütung, eine komplizierte Gehaltsabrechnung, das verwirrende französische Arbeitsrecht und der Unterschied zu Belgien in diesem Zusammenhang. In Belgien erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter anderem ein 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld sowie eine Urlaubsvergütung. In Frankreich wiederum gibt es komplizierte Gehaltsabrechnungen, eine offene Auslegung der Bruttovergütung und ein komplexes Arbeitsgesetzbuch. Für eine transparente Buchhaltung und das Management der Daten eine echte Herausforderung.

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10.000 verschiedene Steuervorschriften – und eine Lösung

Noch komplexer wird es, wenn ein Unternehmen in China tätig ist. Dort gibt es unterschiedliche Mindestlöhne für Festangestellte und Zeitarbeiter, die auf verschiedenen Zeitsystem basieren. Und auch Japans sehr spezielles System des Lohnsteuerausgleichs, der Besteuerung von Sozialleistungen, Vergütungspraktiken und Arbeitsgesetze für ausländische Unternehmen können richtig anspruchsvoll sein. Aber selbst innerhalb eines Landes können sich die Gesetze erheblich unterscheiden. Laut Inc.com gibt es allein in den USA über 10.000 verschiedene Steuergesetzgebungen, und viele Vorschriften werden ständig geändert.

Um solche Herausforderungen zu meistern, implementieren Unternehmen webbasierte Systeme zur Lohnabrechnung von vertrauenswürdigen Partnern, die die Prozesse im Abrechnungsmanagement automatisieren. Untersuchungen zeigen, dass die Automatisierung in Finanz- und Buchhaltungsabteilungen zwischen 2020 und 2022 um beeindruckende 659 % zugenommen hat. Und auch wenn das Management von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und deren Finanzdaten sich wahrscheinlich nicht vollständig automatisieren lässt: Die Möglichkeiten der Automatisierung sind enorm.

Die enormen Vorteile der Automatisierung im Finanzmanagement nutzen

Die Analyse der Zeiterfassung, die Verwaltung von Stundenzetteln, die Genehmigung von Überstundenvergütungen und die Anpassung von Gehältern an die Leistung sind nur einige der gängigsten Prozesse, die Unternehmen automatisieren können. Darüber hinaus lassen sich auch gerichtlich angeordnete Pfändungen und Erstattungen auf Basis entsprechender Daten ausführen. Zu den Automatisierungsstrategien gehören zudem die allgemeine Aktenführung, die Erstellung von Berichten und die Aktualisierung von Datenbanken.

Die Vorteile der Automatisierung von Abläufen im Finanzmanagement rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung und deren Finanzdaten liegen also auf der Hand. Die Automatisierung von Aufgaben in der Buchhaltung spart Geld und erhöht die Effizienz, da Unternehmen weniger Personal für die Lohnbuchhaltung benötigen, um Finanzdaten rund um die Buchhaltung zu erfassen und zu verarbeiten. Diese Fachleute können sich dafür anderen Bereichen widmen, die kritisches Denken und Einfühlungsvermögen erfordern. Darüber hinaus führt die Verringerung der sich wiederholenden, monotonen Arbeiten zu mehr Zufriedenheit, Bindung und Loyalität bei den Mitarbeitenden. Außerdem verringert die Automatisierung der Gehaltsabrechnung das Risiko menschlicher Fehler im Finanzmanagement.

Anbieter von Software für die Gehaltsabrechnung stehen jedoch vor einer großen Herausforderung: Sie benötigen Expertinnen und Experten in verschiedenen Bereichen (Integration mit anderen Finanzsystemen, Datensicherheit, Skalierung), um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. Angesichts ihrer begrenzten Kapazitäten können sie möglicherweise nicht alles bewältigen. Daher wenden sie sich immer öfter an spezielle Entwicklungsteams, die sie bei der Konzeption und Entwicklung der Architektur, der Erstellung von Anwendungen und öffentlichen APIs sowie bei der Umsetzung von Cloud-Migrationsstrategien unterstützen.

Ein Ökosystem für Finanzsysteme

Dafür benötigt es allerdings ein Ökosystem, das eine enge Zusammenarbeit mit Drittunternehmen ermöglicht, die eine direkte Verbindung zu bestimmten Finanzsystemen benötigen. Solch eine digitale Transformation beseitigt Datensilos und erhöht die Zugänglichkeit und Transparenz, während gleichzeitig strengste Sicherheitsprotokolle eingehalten werden. Deshalb sind Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) so wichtig wie wohl noch nie zuvor.

Die Stärken öffentlicher APIs

Öffentliche APIs bieten Entwicklern einen programmatischen Zugang zu proprietären Softwareanwendungen oder Webdiensten und ermöglichen die reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Computerprogrammen. Laut DevOps Digest sind 98 % der Unternehmensleiter der Meinung, dass APIs ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation eines Unternehmens sind. Mehr als 84 % der Unternehmen sind der Meinung, dass es „sehr“ oder „äußerst“ wichtig ist, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die APIs zur Verfügung stellen. Die Verwendung von APIs erleichtert die Integration verschiedener Systeme und neuer Funktionen und verringert gleichzeitig das Risiko von Fehlern, da die Abläufe automatisiert sind.

Die Aktualisierung der Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist entscheidend für eine bestmögliche Effizienz

Software muss ständig weiterentwickelt werden, um sich an neue Erwartungen der Benutzer und an Marktstandards anzupassen. Deshalb sollte eine Lösung nie als „fertiges“ Produkt betrachtet werden. Denn irgendwann werden mit Sicherheit neue Merkmale und Funktionen hinzugefügt.

Die Erweiterung einer bestehenden Finanzsoftware um Komponenten und Funktionen sollte deswegen nicht nur die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens widerspiegeln, sondern auch neue Möglichkeiten antizipieren und zukünftige Ziele aufzeigen. Eine Studie von Gartner zeigt, welche strategische Geschäftspriorität für CEOs in den Jahren 2022 bis 2023 am wichtigsten ist. Während 31 % der CEOs die Belegschaft und 34 % technologiebezogene Themen nannten, lautete die überwältigende Antwort mit 51 %: Wachstum.

Kurzfristigen Erfolg in langfristige Stabilität verwandeln

Wachstum zu erzielen ist jedoch nur der erste Schritt. Die Aufrechterhaltung des Wachstums ist von entscheidender Bedeutung, weshalb die Skalierbarkeit eine Schlüsselkomponente jeder Wachstumsstrategie sein sollte. Ein Team von Ingenieuren, das Software entlang des Unternehmenswachstums skalieren und entwickeln kann, wandelt kurzfristige Gewinne in langfristige Stabilität um.

In vielen Unternehmen beinhalten Wachstumsstrategien umfassende Digitalisierungspläne. Dies lässt sich am besten in Dollar und Cent ausdrücken: IDC berichtet, dass die weltweiten Investitionen in die digitale Transformation von 1,8 Billionen US-Dollar im Jahr 2022 auf 2,8 Billionen US-Dollar im Jahr 2025 steigen werden.

Wachstum und Skalierbarkeit können nur mit dem richtigen Personal erreicht werden, das in der heutigen Zeit nur schwer zu finden ist. Untersuchungen der Manpower Group zeigen, dass 75 % der Unternehmen in diesem Jahr über Talentmangel und Einstellungsschwierigkeiten berichten. Selbst wenn Unternehmen also ein Tool für die Gehaltsabrechnung und transparente Transaktionen gefunden haben, verfügen sie möglicherweise nicht über die internen Kapazitäten. Das erklärt, weshalb sich über 90.000 Unternehmen für Procountor-Software entschieden haben, um ihr Finanzmanagement zu verwalten.

Die Umstellung auf die Cloud gewährleistet Zuverlässigkeit und Sicherheit

Evolutive Software für die Gehaltsabrechnung ist ein Alleskönner. Sie fördert nicht nur Wachstum, maximiert die Effizienz und Wettbewerbsvorteile. Sie erhöht auch die Benutzerfreundlichkeit. Die beste Vorgehensweise ist hierbei die Migration bestehender Systeme in die Cloud.

Ein gutes Beispiel ist Azure von Microsoft, eine private und öffentliche Cloud-Computing-Plattform, die 2010 auf den Markt kam. Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass die Azure-Cloud-Infrastrukturdienste im ersten Quartal 2022 auf einen Marktanteil von 21 % kommen und im vierten Quartal 2022 bereits 40 % Wachstum erreichen werden. Einer der großen Vorteile der Plattform von Microsoft ist, dass maschinelles Lernen (ML) auf der Grundlage von Azure vorhersagen kann, was für Nutzer hilfreich sein könnte. Darüber hinaus können Teams vorgefertigte Dienste von Cloud-Anbietern nutzen, darunter Authentifizierungsmechanismen und Elemente der künstlichen Intelligenz (KI) wie Chatbots und ML-Engines.

Die Nutzung von Cloud-basierten Diensten hat sich zudem als wirksamer Schutz vor Cyber-Bedrohungen erwiesen. Sie schwächen die Folgen von Datenlecks, Hackerangriffen und menschlichem Versagen deutlich ab und räumen gleichzeitig Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Vertraulichkeit und versehentlicher Offenlegung glaubwürdig aus.

Investitionen spielen bei technologischen Fortschritten immer eine große Rolle, die Cloud-Sicherheit ist da keine Ausnahme. Wie Mordor Intelligence berichtet, wird der globale Markt für Cloud-Sicherheitssoftware, der im Jahr 2020 auf 29,5 Milliarden US-Dollar geschätzt wurde, bis 2026 auf 37 Milliarden US-Dollar ansteigen.

Darüber hinaus beschleunigt eine Cloud-basierte Testautomatisierung Softwaretests und Release-Zyklen deutlich. Durch die Generierung von Testumgebungen nach Bedarf kann ein Entwicklungsteam Software kontinuierlich erstellen, testen und freigeben. Dabei ist sie auf keinerlei neue Infrastruktur angewiesen. Da mehr Testumgebungen zu schnelleren und parallelen Tests führen, werden die Testzyklen erheblich verkürzt.

Koordinieren Sie Ihre Finanzen mit der Finanzsoftware eines bewährten Partners

Die Herausforderungen und Möglichkeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind also gewaltig. Aber sie sind überwindbar, vor allem mit einem erfahrenen externen Team, das eine Finanzverwaltungssoftware entwickelt und betreibt. Laut Market Research Future wird der Markt für Finanzverwaltungssoftware bis 2030 ein Volumen von fast 15,4 Milliarden US-Dollar erreichen.

In diesem Video erfahren Sie, wie ein engagiertes Entwicklungsteam von Software Mind ein führendes finnisches Unternehmen bei der Entwicklung einer effektiven Software für Gehaltsabrechnung unterstützt.

Wenn Sie wissen möchten, wie unsere Experten auch Ihre Softwareentwicklung beschleunigen können, füllen Sie bitte das Kontaktformular aus.

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